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略析會(huì)計(jì)電算化下有效內(nèi)部控制的構(gòu)建
為了確保會(huì)計(jì)信息處理和存儲(chǔ)的準(zhǔn)確與完整，提高系統(tǒng)的安全可靠性，企業(yè)必須結(jié)合會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的特點(diǎn)，建立起一套更為完整、更為嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度，以提高會(huì)計(jì)電算化工作的真實(shí)有效性。
一、加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制的必要性
內(nèi)部控制作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)自我調(diào)節(jié)和自我約束的內(nèi)在機(jī)制，存在于公司治理結(jié)構(gòu)和企業(yè)各個(gè)管理組織中，與企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程結(jié)合緊密，其建立、健全及實(shí)施是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)成敗的關(guān)鍵。具體說(shuō)來(lái)，企業(yè)內(nèi)部控制的重要作用在于：一是避免資產(chǎn)流失，維護(hù)資產(chǎn)安全和完整。健全的內(nèi)部控制，可有效監(jiān)督、約束財(cái)產(chǎn)物資計(jì)量、驗(yàn)收、采購(gòu)各環(huán)節(jié)，保障財(cái)產(chǎn)物資的完整安全，控制企業(yè)各種資源使用及現(xiàn)金流動(dòng)，進(jìn)而有效避免資產(chǎn)流失。二是保證業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)信息和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料真實(shí)完整。完善的內(nèi)部控制，可以規(guī)范會(huì)計(jì)信息行為和過(guò)程，適時(shí)發(fā)現(xiàn)并改正錯(cuò)弊，保證會(huì)計(jì)信息和資料的真實(shí)完整，確保各項(xiàng)財(cái)務(wù)活動(dòng)與國(guó)家法律和統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度規(guī)定相符。三是保證生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的有序進(jìn)行。內(nèi)部控制系統(tǒng)為保證其經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，通過(guò)明確制度、審批程序、手續(xù)和監(jiān)督檢查手段等，使企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)能夠有序進(jìn)行，避免偏差。內(nèi)部控制是任何企業(yè)進(jìn)行有效管理和經(jīng)營(yíng)的基礎(chǔ)，無(wú)論企業(yè)的會(huì)計(jì)資料是手工處理或是計(jì)算機(jī)處理，內(nèi)部控制都必不可少。不過(guò)企業(yè)在建立了電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)后，會(huì)計(jì)核算與管理環(huán)境發(fā)生了很大變化，致使電算化會(huì)計(jì)內(nèi)部控制與手工會(huì)計(jì)具有很大區(qū)別。為了適應(yīng)這些新的情況，亟需建立新的內(nèi)部控制。只有建立一套適合電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制，才能保證會(huì)計(jì)信息的收集、傳遞和處理能夠及時(shí)、準(zhǔn)確，不出差錯(cuò)，管理決策部門(mén)才能據(jù)此合理安排各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)。
二、會(huì)計(jì)電算化下有效內(nèi)部控制的構(gòu)建
(1)提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和會(huì)計(jì)人員的內(nèi)部控制意識(shí)。要真正加強(qiáng)管理，健全內(nèi)部控制，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者必須樹(shù)立現(xiàn)代管理理念，增強(qiáng)內(nèi)部控制意識(shí)。各級(jí)財(cái)政部門(mén)、業(yè)務(wù)主管部門(mén)要大力宣傳會(huì)計(jì)電算化發(fā)展的必然趨勢(shì)和會(huì)計(jì)電算化條件下強(qiáng)化內(nèi)部控制的重要性，促進(jìn)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和會(huì)計(jì)人員樹(shù)立正確的認(rèn)識(shí)，從而加強(qiáng)管理與控制意識(shí)。并通過(guò)多種方式加強(qiáng)電算化系統(tǒng)知識(shí)教育，特別是會(huì)計(jì)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)必須了解電算化系統(tǒng)及其特點(diǎn)、風(fēng)險(xiǎn)與應(yīng)有的控制，為加強(qiáng)內(nèi)部控制打下知識(shí)基礎(chǔ)。(2)組織管理控制。信息技術(shù)的引入使管理幅度增大、層次減少，高聳型的組織結(jié)構(gòu)逐漸趨于扁平。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)使內(nèi)、外部人員進(jìn)行更多的溝通，內(nèi)部控制由命令與控制向集中與協(xié)調(diào)轉(zhuǎn)變。因此，必須進(jìn)行組織結(jié)構(gòu)調(diào)整才能更好地進(jìn)行內(nèi)部控制。企業(yè)應(yīng)根據(jù)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的業(yè)務(wù)要求，通過(guò)組織結(jié)構(gòu)調(diào)整，建立恰當(dāng)?shù)慕M織機(jī)構(gòu)和職責(zé)分工制度，并通過(guò)部門(mén)設(shè)置、人員分工、崗位職責(zé)的制定、權(quán)限的劃分等形式進(jìn)行控制，從而達(dá)到相互牽制、相互制約、防止或減少舞弊發(fā)生的目的。(3)系統(tǒng)安全控制。會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下加強(qiáng)系統(tǒng)安全控制、確保會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全是內(nèi)部控制的重點(diǎn)。主要措施包括：人員接觸控制，即未經(jīng)批準(zhǔn)和授權(quán)的人員不得隨便接觸、動(dòng)用系統(tǒng)的各種資源，以確保資源的正確性;環(huán)境保護(hù)控制，即為了保證計(jì)算機(jī)正常運(yùn)行，防止外界因素導(dǎo)致計(jì)算機(jī)故障，應(yīng)對(duì)計(jì)算機(jī)運(yùn)行環(huán)境加以切實(shí)保護(hù);網(wǎng)絡(luò)安全控制，可通過(guò)采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)、訪問(wèn)控制技術(shù)、數(shù)字簽名技術(shù)等安全技術(shù)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全方面的控制，同時(shí)健全病毒防控制度，強(qiáng)化安全教育，有效提高病毒防范能力。(4)會(huì)計(jì)檔案管理控制。一是具備極好兼容性的財(cái)務(wù)軟件，對(duì)每個(gè)檔案進(jìn)行順序編號(hào)，便于查閱也能防止數(shù)據(jù)流失;二是指定專門(mén)人員進(jìn)行檔案管理，不允許非管理人員接觸檔案，且資料借閱人與系統(tǒng)操作員不得兼任，嚴(yán)格控制檔案的權(quán)限設(shè)置;三是認(rèn)真記錄操作日志，任何人都必須進(jìn)行操作登記，有助于檔案管理員監(jiān)督與控制，也有助于及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，以便采取相應(yīng)措施。(5)會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制審計(jì)。內(nèi)部審計(jì)既是內(nèi)部控制系統(tǒng)的組成部分，也是強(qiáng)化內(nèi)部會(huì)計(jì)監(jiān)督的制度安排。會(huì)計(jì)電算化采用了“人機(jī)對(duì)話”的特殊形式，因此對(duì)內(nèi)部審計(jì)的要求也更高、更嚴(yán)。內(nèi)部審計(jì)人員應(yīng)給予處理數(shù)據(jù)的系統(tǒng)和數(shù)據(jù)本身更多的關(guān)注，重視檢查組織結(jié)構(gòu)、職權(quán)和責(zé)任的分配與分工情況，以確定職責(zé)分離能夠提供有力的內(nèi)部控制，并加強(qiáng)安全控制措施方面的檢查。同時(shí)加強(qiáng)數(shù)據(jù)審計(jì)，用計(jì)算機(jī)審計(jì)程序?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行真實(shí)性、合法性、合理性的審核。要大力開(kāi)展計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)技術(shù)的培訓(xùn)，如數(shù)據(jù)模擬檢測(cè)法、整體檢測(cè)法、程序編碼控制法、平行模擬法、程序追蹤法等，培養(yǎng)一批既懂財(cái)會(huì)、審計(jì)業(yè)務(wù)、又精通計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的有經(jīng)驗(yàn)的復(fù)合型專業(yè)內(nèi)部審計(jì)人員。
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