論電算化下的會計控制

論電算化下的會計控制

反映和控制是的兩大基本職能。由于種種原因，會計的反映職能發(fā)揮得比較好，控制職能則處于“講的不多、做的更少”的狀態(tài)。在飛速的今天，特別是機技術(shù)和技術(shù)向經(jīng)濟管理領(lǐng)域快速滲透的今天，會計的反映職能即將或已經(jīng)為計算機取代的情況下，如何更加重視；發(fā)揮會計的控制職能就顯得特別重要。本文試圖談?wù)勗趶V泛使用計算機的條件下，如何更好地發(fā)揮會計控制職能的有關(guān)。

一、會計電算化對會計控制的要求

會計電算化不僅為實施會計控制提供了眾多機遇，同時也對會計控制提出了嚴峻挑戰(zhàn)。一方面，是電算化會計的實施給會計控制帶來了新的難題。由于利用計算機進行舞弊比手工操作下隱蔽性高、防范困難，加強電算化會計的控制和自控能力就十分必要。另一方面，更為重要的是在電算化會計程序中增加會計控制功能，并按此思路來進行設(shè)計和開發(fā)，從而使會計反映和控制兩大職能平衡發(fā)展，多年來，由于會計以反映為主，電算化會計的控制功能實際上處于“先天不足、后天失調(diào)”的境地。為此，需要大力開發(fā)會計控制的功能，擴展數(shù)據(jù)庫，建立以多種數(shù)學和教學模型為主的方法庫和模型庫。在進行會計控制功能的開發(fā)時，會計人員應熟悉業(yè)務(wù)，對市場和國家政策了如指掌，清楚控制點，系統(tǒng)掌握以數(shù)學為主的管理會計方法。為此，還要與系統(tǒng)開發(fā)人員密切配合，集中精力控制什么、用什么會計方法控制和怎樣控制等一系列問題。筆者認為，就會計而言，會計控制具有兩方面的，一方面是對會計信息質(zhì)量和會計工作本身的控制；另一方面是對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程的控制。

二、關(guān)于會計信息質(zhì)量的控制

控制會計信息的輸入、處理和輸出使其符合會計準則和各種會計法規(guī)的要求，保證會計信息能真實、全面、及時、準確地反映企業(yè)經(jīng)濟活動，保障各方利用會計信息所進行的判斷和決策不被誤導，即我們所說的“對會計工作本身的控制”。在實施這一控制時，所設(shè)計的控制方法、措施和程序，應具有防護性功能和自動補償性功能。即會計信息在輸入、處理、輸出過程中，均有相應的事先控制予以檢查。同時，一旦發(fā)現(xiàn)某一處理環(huán)節(jié)有誤，就應有相應的補救措施予以糾正。電算化會計信息控制除計算機本身的一般控制外，主要是指會計信息的輸入、處理和輸出控制。輸入控制是指對數(shù)據(jù)采集和系統(tǒng)輸入的控制，由于數(shù)據(jù)的采集和輸入必須有人參與，而且數(shù)據(jù)輸入的正確與否直接到處理和輸出的結(jié)果，因而對電算化會計的輸人控制顯得尤為重要。為此，應制定標準化憑證格式，建立科目參照文件，設(shè)立科目代碼校驗位，有條件的可進行二次輸入；每一位參與電算人會計的人員都應實施合理授權(quán)控制，通過設(shè)置操作員口令和上機日志等控制手段，防止差錯和舞行為；還必須增設(shè)專人輸入檢查控制環(huán)節(jié)，未經(jīng)檢查，應無法進入下一步會計處理。會計信息處理和輸出的控制，基本上是通過計算機程序自動進行的，主要取決于程序的正確性和環(huán)境控制能力，系統(tǒng)設(shè)計應具有識別信息失誤的能力。同時，要防止無關(guān)人員進入計算機程序操作。由此可見，電算化會計控制的關(guān)鍵，一是研究會計控制的要求，即確定會計信息系統(tǒng)的控制點；H是確定計算機硬件設(shè)備、開發(fā)工具及應用程序是否能達到會計控制的要求。計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)越開發(fā)，會計控制自動化的程序就會越高。可以相象，當全都用計算機網(wǎng)絡(luò)連接起來以后，就可將規(guī)范、標準的原始憑證掃描進入計算機進行自動識別，甚至完全可以采用數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)傳輸。以盡量減少人為因素。會計控制功能使將大為增強。

三、關(guān)于生產(chǎn)經(jīng)營過程的控制

企業(yè)可以看作是各種職能、各種業(yè)務(wù)處理過程相互聯(lián)系、相互作用集合體，是一個具有特定功能和目標的系統(tǒng)。為保證系統(tǒng)的配合和協(xié)調(diào)、保證企業(yè)經(jīng)營方針和系統(tǒng)最優(yōu)化目標的實現(xiàn)，需要采用一系列，通過計劃、預算、內(nèi)部控制、、稽核、報告等手段，利用會計信息對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程進控制。會計電算化為企業(yè)利用會計信息進行管理創(chuàng)造了條件，這種會計控制通常有以下特征：①充分利用電算化信息。借助機對會計數(shù)據(jù)進行重新分類和整理，通過系統(tǒng)接口或集成方式做到數(shù)據(jù)共享，一次輸入、多次使用。②需要進行電算化會計信息系統(tǒng)的開發(fā)或二次開發(fā)。增加輔助核算，把以運籌學為方的數(shù)學方法和數(shù)學模型開發(fā)成方法庫和模型庫，并同會計信息系統(tǒng)有機結(jié)合，利用計算機先進快速的處理和計算優(yōu)勢實施會計控制。③會計人員可以專注地進行會計分析、制定控制標準和能與決策。④計算機自動報警和實時控制。將控制標準率先輸入會計系統(tǒng)作為“控制論”，執(zhí)行中一旦出現(xiàn)差異，就激活計算機自動報警，以及時調(diào)節(jié)或改正作業(yè)。一般對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程的控制，包括效益控制、資產(chǎn)控制和風險控制等。

（－）效益控制。利用計算機的輔助核算，生成適合管理和控制要求和企業(yè)內(nèi)部效益控制報告，如成本費用報告、合同執(zhí)行報告、責任中心報告等。會計人員應集中精力利用計算機的計算和處理進行會計分析，并應對企業(yè)效益的主要因素關(guān)重進行分析、。

（二）資產(chǎn)控制。主要包括不相容職務(wù)分離控制和授權(quán)審批控制，運用計算機進行實物資產(chǎn)管理，對資產(chǎn)的購買、保管、領(lǐng)用、處置應有完整記錄并定期清查和核對，還應經(jīng)常對內(nèi)部控制程序和控制執(zhí)行情況實施審計控制。資產(chǎn)的價值控制，主要包括內(nèi)部控制程序和控制執(zhí)行情況實施審計控制。資產(chǎn)的價值控制，主要包括按資產(chǎn)保值、增值的要求實施財產(chǎn)保全控制，根據(jù)需要采用多種折舊方法并足額提取固定資產(chǎn)折舊，及時進行固定資產(chǎn)修理等，保證企業(yè)再生產(chǎn)順利進行。

（三）風險控制。在具備及時、準確、充分的管理會計信息和報告的基礎(chǔ)上，利用含納市場、產(chǎn)品、客戶、競爭和環(huán)境因素等多重變量的各種的決策模型，通過計算機反復進行模


擬實驗以控制決策失誤風險。對于影響收入實現(xiàn)，或者造成成本、費用超支等市場變化風險，通過敏感的會計信息及時進行調(diào)節(jié)控制，可在很大程度上減少此類風險給企業(yè)造成的損失。通過對投資目事前進行評價、事中密切跟蹤以及對投資效果的適時分析和調(diào)節(jié)，運用投資評價模型投資項目管理模塊。可有效地控制投資風險。籌資風險一方面包括籌資成本對企業(yè)效益的影響，另一方面也是更重要的方面，是指由于企業(yè)融資而引起的財務(wù)狀況惡性化直至破產(chǎn)的風險。對于財務(wù)風險的控制，主要是通過對會計系統(tǒng)的實時監(jiān)控和分析，控制和調(diào)節(jié)負債資本結(jié)構(gòu)，適當減低企業(yè)還本付息壓力，避免支付危機，以維護企業(yè)正常的能持續(xù)經(jīng)營的財務(wù)狀況。

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