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淺析檔案管理在新農(nóng)村建設(shè)計生工作中的重要作用
自1981年我國成立專門的計劃生育機構(gòu)以來，計劃生育體制也在不斷的健全，群眾的婚育觀念也在計劃生育教育的影響下出現(xiàn)了極大的轉(zhuǎn)變，可人們對于計劃生育工作中的檔案管理的重要性認識尚顯不足，無法讓檔案管理在計劃生育過工作中激發(fā)相應(yīng)的關(guān)鍵作用。下文對檔案管理在新農(nóng)村建設(shè)計生工作中的作用進行了研究。
摘要：文中筆者根據(jù)實際工作情況指出了計生檔案管理的重要作用。并淺析了檔案管理的規(guī)范化。以便對以后的工作提供相應(yīng)的參考。
關(guān)鍵詞：檔案管理;計生工作;重要作用;規(guī)范化
計生檔案是各項計生工作重要的憑證和法律依據(jù)，做好計劃生育工作中的檔案管理對當(dāng)前計生工作有著極為重要的影響。
1提高對計生工作中檔案管理的重要性的認識
故必須提高相關(guān)部門及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對計生檔案管理重要性的了解，從而讓檔案管理在計劃生育工作中最大可能的起到應(yīng)有的作用。
2計生檔案工作的重要作用
2.1計生部門的基礎(chǔ)性工作是計生檔案
計生檔案就是在進行各項職能活動時計生部門形成的全部檔案之和。檔案工作就是專門負責(zé)管理檔案業(yè)務(wù)，也就是在統(tǒng)一管理計生檔案的基礎(chǔ)上.制定相關(guān)檔案制度，科學(xué)地管理此類檔案，來方便使用。作為反映和記錄計生工作活動的計生檔案，不但能夠為相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者提供決策憑據(jù)，還能夠為檔案使用者懂得國家各項方針政策給予幫助，還可為制訂規(guī)劃，處理問題，進行工作提供有效的參考資料。在計生工作中，不管是計生人員工資調(diào)整、全國性的人口統(tǒng)計、人口普查的數(shù)字調(diào)查，還是工作的規(guī)劃與實施、行政管理工作的有效開展、計劃生育隊伍的整訓(xùn)與建設(shè)、再生育人員調(diào)查、計劃生育經(jīng)費的管理、獎勵扶助對象的獎金發(fā)放等均需要檔案，若檔案材料不完整，不精確，將影響直至放緩此工作的有效開展。尤其是接受新任務(wù)，制做新的工作計劃，或出現(xiàn)新情況，遇到新問題，需要做出正確的決策時，檔案的借鑒和參考作用是無法替代的。檔案的信息作用愈發(fā)被大家所重視，所認識。計生檔案是計生工作中一個必備的主要組成部分，是其它工作無法替代的，已成為計生部門管理工作中必備的一項主要工作。
2.2計生檔案也在創(chuàng)造效益和價值
計生檔案即直接反映和記錄計生工作活動，還可創(chuàng)造出社會效益和經(jīng)濟效益。所以檔案工作人員每年都應(yīng)為單位的各項工作提供大量的信息、資料、文件，為使用者節(jié)約了時間，解除了重復(fù)勞動。問接產(chǎn)生了社會效益和經(jīng)濟效益。
2.3計生檔案是無法再生的寶貴財富
計生檔案真實地記述了相關(guān)部門計生各項工作、行政管理的整個過程，聚集了計生管理的成功經(jīng)驗，是全體人員智慧和辛勤勞動的結(jié)果，它作為計生工作的主要組成部分，不但具有長遠作用也具有現(xiàn)實作用。所以計生工作需要一代一代地發(fā)展和繼承，各項工作也應(yīng)一代一代地往下傳。社會活動不停止，檔案工作就不能停止。其它財富，損失了能夠補償，檔案損壞了，可無法彌補。所以。我們不但享有利用前人積累的檔案財富的權(quán)力，更有繼續(xù)為后人增加和積累財富的義務(wù)，此為事業(yè)的需要，也是對歷史負責(zé)的體現(xiàn)。
3計生檔案工作的規(guī)范化
3.1管理科學(xué)化
計生檔案工作人員應(yīng)定期對收集來的檔案材料進行科學(xué)的歸檔來確保工作質(zhì)量，以達到合理設(shè)置檔案類目，組卷規(guī)范的目標。
3.2工作制度化
人口計生工作十分繁雜，村級、各鄉(xiāng)鎮(zhèn)計生辦和縣人口計生局以及各級計生服務(wù)站將經(jīng)常接觸人數(shù)眾多的有關(guān)生育人群。進行計生技術(shù)服務(wù)工作是計劃生育的主要工作之一，任務(wù)是提供計生技術(shù)服務(wù)為社會。在此種條件下，應(yīng)必須頒布一套完整的制度來進行約束規(guī)范。按照筆者多年工作的實際工作經(jīng)驗，此類制度可包含以下五個方面。一是計生檔案上報、收集、整理、存檔要做到標準化，應(yīng)按照上級業(yè)務(wù)部門的統(tǒng)一規(guī)定，根據(jù)嚴格的要求，進行操作。二是對專兼職檔案員執(zhí)行月初評季考核年獎懲制度。三是落實計劃生育項目檢查治療登記制度，為各級醫(yī)院以及計生服務(wù)站的婦產(chǎn)科、手術(shù)室、x光室、b超室等相關(guān)科室配備專門專用檢查登記簿，將第一手材料全部統(tǒng)計起來。四是落實定期談話制度。專兼職檔案人員應(yīng)定期與服務(wù)對象談話，爭取工作主動權(quán)。五是執(zhí)行檔案整理收集專業(yè)時間制度，要求各科室下班前必須收集歸檔當(dāng)日的材料，每月上報一次檔案資料。此外，還應(yīng)制定一些輔助制度，確保上述每項制度的執(zhí)行。只有嚴格執(zhí)行相關(guān)規(guī)章制度，方可保證檔案安全完整。
3.3職責(zé)明確化
檔案管理人員的崗位職責(zé)，就是應(yīng)保護檔案的安全與完整。這不但是檔案保管工作的最基本工作，也是檔案保管工作的最終目標。檔案保管工作的具體任務(wù)就是必須做到不亂、不散、不丟、不壞。檔案保管人員應(yīng)時刻警惕，堅持不懈，防控檔案的破損，保證檔案的安全，為檔案工作提供必備的物質(zhì)基礎(chǔ)。
3.4系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化
計生檔案工作是計劃生育工作的重要組成部分。必須全方面認識到做好檔案工作的重要性.將檔案工作作為一項關(guān)鍵工作內(nèi)容，落實責(zé)任，確定專人，提升管理，落實計生檔案工作管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化。
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