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高校會計憑證檔案信息化管理研究論文
摘要：會計憑證檔案管理作為高校財務管理工作的基礎(chǔ)，良好的落實此項工作，可以提高高校財務管理工作，使得高校財務清晰、準確，為促進我國高校良好發(fā)展奠定基礎(chǔ)。在財務信息化背景下，應當注意優(yōu)化調(diào)整會計憑證檔案管理，使其朝著信息化方向發(fā)展，如此可以提高會計憑證檔案的完整性、準確性、有效性。基于此，對高校會計憑證檔案信息化管理予以分析和研究。
關(guān)鍵詞：高校；會計憑證檔案；信息化管理
高校會計檔案是由會計憑證、會計賬簿、會計報表等組成的，其中會計憑證是會計檔案的核心，良好的會計憑證檔案管理，利于高校信息化建設(shè)。但實際情況則不然。國內(nèi)很多高校在會計憑證檔案管理方面存在諸多不足，導致會計憑證檔案不完整等情況發(fā)生，降低會計憑證檔案的應用價值。對此，應當在財務信息化背景下，推行會計憑證檔案信息化管理，利用信息化手段來監(jiān)督和管理會計憑證檔案，使之可以充分發(fā)揮作用，保證會計憑證檔案完整、準確，具有較高的應用價值，推動高校信息化建設(shè)。
1會計檔案走向信息化勢在必行
1.1傳統(tǒng)會計管理存在的弊端。1）傳統(tǒng)會計檔案不易久存。傳統(tǒng)會計檔案通常是以紙質(zhì)為媒介，再加之項技術(shù)與工具的應用，容易造成紙質(zhì)會計檔案字跡不清等情況發(fā)生。作為重要信息，紙質(zhì)會計憑證檔案如若出現(xiàn)字跡消退或字跡模糊等情況，會影響后續(xù)檔案查詢及應用，可以給高校財務工作帶來諸多不便。2）傳統(tǒng)會計檔案日后查閱困難。在我國高校良好發(fā)展的今天，高校辦學規(guī)模不斷擴大，相應的高校每年支出的經(jīng)費逐漸增多，如此相關(guān)部門在對各項經(jīng)費檢查和審計的過程中，需要消耗較多的時間來進行紙質(zhì)會計檔案查閱，這給經(jīng)費檢查和審計工作帶來較大困難。令高校檔案管理人員更為頭疼的是省級或國家級課題經(jīng)費檢查時，管理人員往往要進行幾年內(nèi)會計憑證、賬本的檔案查閱及復印，這使得管理人員需要大量時間逐步落實[1]。3）傳統(tǒng)會計檔案的保管欠缺安全性。通常，高校會計檔案涵蓋各種原始憑證、賬本、報表等專業(yè)性資料，在對會計檔案保管的過程中，為了合理放置檔案，必然會對部分檔案進行移動，在此過程中很容易出現(xiàn)檔案破損或丟失的情況。若如存在別有用心之人，很可能將部分檔案資料損壞或拿走，如此必然會導致會計檔案完整，降低會計檔案的應用價值。
1.2會計檔案走向信息化的優(yōu)勢所在。1）會計檔案保管規(guī)范化、標準化、保密化。會計檔案信息化即為“電算化會計檔案”，相較于傳統(tǒng)會計檔案來說，其更易于修改，同時保管更加嚴格。因為電算化會計檔案手工填寫、查閱、復印等方面具有嚴格要求的同時，對會計檔案的保密性提出較高的要求。此種情況下，高校設(shè)置的電算化會計檔案是有操作權(quán)限的，需要通過檢索才能查閱、復制、拷貝會計檔案。所以，高校會計檔案信息化管理，可以使會計檔案保管更加規(guī)范、合理。2）會計檔案的存儲形式更加豐富。財務信息化發(fā)展的背景下，高校財務檔案信息化管理，使得高校會計檔案的載體不在局限于紙質(zhì)，而是逐漸利用現(xiàn)代存儲工具，比如光片、存儲設(shè)施、數(shù)據(jù)庫等。存儲于現(xiàn)代存儲工具中的會計檔案不僅占用的空間小，還能方便相關(guān)工作人員隨時下載應用會計檔案，如此可以大大提高會計檔案的應用性。所以，信息化管理會計檔案，可以使會計檔案存儲方式更加豐富，利于提高會計檔案的應用性[2]。
2當前高校會計憑證檔案信息化管理存在的問題
的確，高校會計檔案信息化管理是非常必要的。但是目前很多高校在會計憑證檔案信息化管理方面存在諸多問題，導致會計憑證檔案管理效果不佳。高校會計憑證檔案信息化管理存在的問題有：
2.1管理人員對會計憑證檔案管理認識不足。目前，一些高校領(lǐng)導及財務人員并沒有認識到會計憑證檔案信息化管理的重要性。相反其基本秉持著這樣的觀點，即會計憑證整理是一件浪費時間和精力的事情，校內(nèi)并沒有基于信息化目的，對會計憑證檔案管理予以調(diào)整，甚至是未設(shè)置會計憑證檔管理，如此使得高校會計憑證信息無法充分發(fā)揮作用。
2.2會計憑證檔案管理制度不健全。一些高校會計憑證檔案管理工作落實中，缺乏健全的會計憑證檔案管理制度，如此不能對此項管理工作予以有效的約束，那么此項管理工作在具體實施的過程中容易受到某些因素的影響，導致管理工作出現(xiàn)偏差，最終管理作用將無法充分發(fā)揮。之所以說，一些高校的會計憑證檔案管理制度不健全，主要是會計憑證檔案管理制度的諸多內(nèi)容與《會計檔案管理辦法》、《檔案法》等法律法規(guī)的相關(guān)要求不符，那么在具體推進會計憑證檔案管理工作的過程中，諸多方面的工作將得不到相關(guān)法律法規(guī)的支持[3]。所以，高校應當正視會計憑證檔案管理制度不健全這一問題，結(jié)合高校實際情況，對制度予以合理標準。
2.3會計憑證歸檔不規(guī)范、不及時。相對來說，國內(nèi)高校在會計憑證檔案裝訂方面的處理是比較規(guī)范的，但是在后期會計憑證檔案立卷、歸檔、保管方面就存在諸多不足，如會計憑證檔案立卷不及時、會計憑證檔案歸檔不規(guī)范、會計憑證檔案保管不合理等等。這些問題的存在，必然會降低會計憑證檔案的應用價值，導致后續(xù)無法有效運用會計憑證檔案。所以，有效處理會計憑證檔案歸檔不規(guī)范、不及時等問題是非常必要的。
3高校會計憑證檔案信息化管理的幾點意見
針對當前我國高校會計憑證檔案信息化管理存在諸多問題的情況，采取以下措施來優(yōu)化會計憑證檔案信息化管理。具體的做法是：
3.1高校領(lǐng)導及管理人員應當形成會計憑證檔案信息化管理意識。為了使高校能夠科學合理的實施會計憑證檔案信息化管理，應當向高校領(lǐng)導宣傳會計憑證檔案信息化管理的重要性及其實施的意義，使高校領(lǐng)導能夠重新認識會計憑證檔案信息化管理，進而推進會計憑證檔案信息化管理，如設(shè)置專門的會計檔案管理部門，并要求部門管理者安排專門管理人員負責會計憑證檔案信息化管理工作。與此同時，對管理人員進行相關(guān)宣傳及培訓工作，如此來提高管理人員的會計憑證檔案信息化管理意識，并提高管理人員的管理能力[4]。
3.2完善會計憑證檔案管理制度。為了保證高校會計憑證檔案信息化管理能夠規(guī)范、合理的落實，在具體進行會計憑證檔案信息化管理制度完善，具體的做法是依據(jù)《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)，對會計檔案立卷歸檔制度予以完善，充分說明歸檔范圍、歸檔程序、整理方法等方面內(nèi)容及要求；對檔案保管、安全保密制度予以完善，充分說明檔案保管、檔案保密等方面內(nèi)容及要求。在當前高校會計憑證檔案信息化管理方面存在管理人員對會計憑證檔案信息化管理認識不足、會計憑證檔案管理制度不健全、會計憑證歸檔不規(guī)范、不及時等問題的情況下，應當通過增強高校領(lǐng)導及管理者會計憑證檔案信息化管理意識及完善會計檔案管理制度等措施，提高會計憑證檔信息化管理作用，為后續(xù)良好的應用會計憑證檔案奠定基礎(chǔ)。
作者:楊蓉 單位:荊州教育學院
參考文獻:
[1]高娟.淺談高校會計憑證檔案信息化管理[J].電子測試，2013（16）：148-149.
[2]劉高攀，那娜，呂鵬等.會計憑證檔案信息化管理的構(gòu)想[J].經(jīng)貿(mào)實踐，2015（12）：143-143.
[3]肖永菊.創(chuàng)新會計檔案管理方法為高校發(fā)展建設(shè)服務[J].甘肅科技縱橫，2010（2）：97，117.
[4]孫超.信息化環(huán)境下會計檔案管理的新特點及改進策略[J].決策與信息（中旬刊），2015（8）：186-186.
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