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論信息化技術(shù)管理論文
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摘要:信息技術(shù)的發(fā)展為教學(xué)檔案管理提供了新途徑，面對(duì)資料來(lái)源分散、形式豐富的教學(xué)檔案，采用信息化管理模式不僅可以提高管理效率，保證歸檔的及時(shí)性和完整性，同時(shí)可以實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，提高資源利用率。本文主要分析了當(dāng)前教學(xué)檔案信息化管理中存在的問(wèn)題，并提出了提高教學(xué)檔案信息化管理水平的策略。
關(guān)鍵詞:教學(xué)檔案;信息化管理;研究
一、前言
隨著教學(xué)管理改革的進(jìn)行，學(xué)校逐漸意識(shí)到教學(xué)檔案管理的重要性，將該項(xiàng)工作作為教學(xué)管理中的一部分。由于學(xué)校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大、教學(xué)活動(dòng)也越來(lái)越豐富，教學(xué)檔案的內(nèi)容增多，形式也不再局限于書面文字，傳統(tǒng)的管理方法顯然已經(jīng)不能滿足實(shí)際需要。在這種形勢(shì)下，教學(xué)檔案的信息化管理已經(jīng)成為一種必然，如何利用先進(jìn)的信息技術(shù)提高教學(xué)檔案管理水平，是所有教學(xué)檔案管理者必須要思考的問(wèn)題。
二、教學(xué)檔案信息化管理中存在的問(wèn)題
(一)對(duì)檔案信息化的認(rèn)識(shí)存在誤區(qū)
首先，教學(xué)檔案管理者沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的重要性，很多工作仍舊停留在手工階段，不僅效率低，而且容易出錯(cuò)。很多教學(xué)工作者在對(duì)網(wǎng)絡(luò)資源進(jìn)行利用時(shí)，將一些音頻、視頻隨意刪除，沒(méi)有按照規(guī)定處理檔案資源，導(dǎo)致資源缺失，阻礙了檔案的信息化管理。其次，很多管理者認(rèn)為，檔案管理信息化就是將檔案編號(hào)規(guī)定，需要的時(shí)候直接查詢編號(hào)就算是實(shí)現(xiàn)了信息化管理，這顯然是一種認(rèn)識(shí)誤區(qū)，這種錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)阻礙了檔案信息化的發(fā)展，不利于教學(xué)檔案資源的利用［1］。
(二)硬件、軟件設(shè)施不完善
硬件設(shè)施是檔案信息化的基礎(chǔ)，但是從目前的情況來(lái)看，大多數(shù)學(xué)校的硬件設(shè)施都不夠完善，如計(jì)算機(jī)的容量不夠大，不能滿足實(shí)際需要，掃描儀不夠先進(jìn)，不能對(duì)所有類型的資源進(jìn)行掃描等，這些都對(duì)教學(xué)檔案的信息化管理造成負(fù)面影響。而學(xué)校雖然積極引進(jìn)了軟件設(shè)施，也比較重視教學(xué)檔案系統(tǒng)的開發(fā)，但是一般都將重點(diǎn)放在了歸檔研究上，沒(méi)有將歸檔與查閱功能聯(lián)系起來(lái)，也沒(méi)有與相關(guān)部門聯(lián)網(wǎng)，部門間缺乏合作，導(dǎo)致教學(xué)檔案資源的開放性不強(qiáng)，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)資源共享。
(三)缺乏專業(yè)的管理人才
教學(xué)檔案的信息化管理對(duì)管理人員的綜合素養(yǎng)提出了較高要求，一方面，要求其掌握先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，熟悉電子資料的歸檔、查詢流程，熟悉相關(guān)軟件的使用方法，并且能夠利用掃描儀將紙質(zhì)資料迅速轉(zhuǎn)化為電子資料;另一方面，要求其掌握專業(yè)的檔案管理知識(shí)，能夠按照學(xué)校具體管理規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行分類管理，同時(shí)知道這樣利用教學(xué)檔案。從目前的情況來(lái)看，學(xué)校檔案管理工作人員沒(méi)有達(dá)到以上水平，一是對(duì)計(jì)算機(jī)不熟悉，二是沒(méi)有掌握專業(yè)的教學(xué)檔案管理知識(shí)［2］。
三、提高教學(xué)檔案信息化管理水平的策略
(一)提高對(duì)教學(xué)檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)
管理者要認(rèn)真學(xué)習(xí)教學(xué)檔案信息化管理知識(shí)，走出認(rèn)識(shí)誤區(qū)，明白什么是真正的信息化管理，并將信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用作為工作重點(diǎn)。無(wú)論是資料收集、整理、歸檔還是資料的查詢、應(yīng)用，都要利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，將信息化管理的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái)，自上而下形成一種全新的管理理念，不斷提高教學(xué)檔案信息化管理水平。
(二)加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)
要想提升信息化管理水平，首先要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。首先，要加大硬件設(shè)施的投入，要改變教學(xué)檔案管理部門硬件設(shè)施落后的現(xiàn)狀，一是保證計(jì)算機(jī)的容量足夠大，可以容納大量教學(xué)信息，二是要購(gòu)置先進(jìn)的掃描儀，可以將各類紙質(zhì)資料掃描進(jìn)電子系統(tǒng)中。其次，要重視軟件設(shè)施的建設(shè)，積極引進(jìn)先進(jìn)的歸檔軟件，定期對(duì)軟件進(jìn)行升級(jí)維護(hù)，同時(shí)要將歸檔與查閱功能聯(lián)系起來(lái)，教學(xué)檔案管理部門要與其他各部、系聯(lián)網(wǎng)，一是方便資料的收集與整理，提高歸檔效率，二是通過(guò)聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案資源共享，其他部、系以及教師可以通過(guò)檢索直接找到自己需要的教學(xué)資源，提高資源利用率。
(三)紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案的統(tǒng)一管理
目前很多學(xué)校在對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行管理時(shí)存在紙質(zhì)檔案與電子檔案不同步的現(xiàn)象，這是教學(xué)檔案管理中必須要解決的一個(gè)問(wèn)題。要求學(xué)校在建設(shè)信息化管理系統(tǒng)的同時(shí)，也加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)教學(xué)檔案的管理，二者之間的一體化管理能夠有效避免一些重復(fù)勞動(dòng)，提升管理效率。其次，二者之間要做到一一對(duì)應(yīng)，計(jì)算機(jī)會(huì)電子文檔進(jìn)行自動(dòng)組卷，而紙質(zhì)文檔則需要借助輔助工具進(jìn)行歸檔，兩種檔案不僅要做到檔案號(hào)的對(duì)應(yīng)，對(duì)于更新的內(nèi)容也要做到完全對(duì)應(yīng)，避免出現(xiàn)電子檔案更新滯后的現(xiàn)象;最后，紙質(zhì)教學(xué)檔案中的信息可能不完全包含在電子檔案中，如教師的文字教案、習(xí)題等，對(duì)于缺失的部門要將其數(shù)字化處理，保證電子檔案信息的完整性。
(四)重視信息化管理人才的培養(yǎng)
要加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案管理人員的培養(yǎng)，首先，要督促其學(xué)習(xí)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)知識(shí)，提高其信息化管理意識(shí)，對(duì)于一些年齡偏大、對(duì)計(jì)算機(jī)不熟悉的工作人員更要加強(qiáng)培訓(xùn)，熟悉電子歸檔以及電子信息查詢流程，降低對(duì)人工的依賴，提高管理效率。其次，要督促其學(xué)習(xí)教學(xué)檔案管理知識(shí)，熟悉國(guó)家相關(guān)法律，明確學(xué)校對(duì)教學(xué)檔案管理的要求，避免隨意性。總之就是要求工作人員將計(jì)算機(jī)知識(shí)與教學(xué)檔案管理知識(shí)有效聯(lián)系起來(lái)，提高工作效率［3］。
四、總結(jié)
認(rèn)識(shí)誤區(qū)、硬件、軟件設(shè)施不完善以及專業(yè)人才缺乏是教學(xué)檔案信息化管理中面臨的主要問(wèn)題。對(duì)此，應(yīng)當(dāng)提高管理者對(duì)教學(xué)檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)教學(xué)檔案與數(shù)字教學(xué)檔案的統(tǒng)一管理，另外要重視信息化管理人才的培養(yǎng)，這樣才能真正實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的信息化管理，將教學(xué)檔案的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)。
參考文獻(xiàn):
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