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對高校基建檔案管理工作的思考與探討
摘要:本文通過對高校基建檔案工作的闡述,結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)以及對其他高校的調(diào)查,綜合分析了它在實(shí)施過程中暴露出的問題,并針對性地提出了解決的有效途徑,期望為完善高校基建檔案工作提供借鑒。
關(guān)鍵詞:高校;基建檔案;作用;問題;完善
隨著教育育人理念的不斷深入與高校現(xiàn)代化要求的加大,高校基建工作大跨步地展開,高校基建檔案是對它的全程記錄,在基建工程的統(tǒng)籌建設(shè)中具有極其重要的借鑒和指導(dǎo)價(jià)值,不可或缺。然而,根據(jù)我自身工作經(jīng)驗(yàn)以及對各高校的基建檔案管理現(xiàn)狀的調(diào)查,目前高校基建檔案工作不盡如人意,嚴(yán)重缺失,這不僅破壞了基建工作歷史記錄的完整性,也不能為今后工作提供合理的經(jīng)驗(yàn),使得基建工作依舊處于摸索、徘徊階段,成為高校基建發(fā)展的瓶頸,難以實(shí)現(xiàn)行之有效且符合高校自身特點(diǎn)的管理工作,同時(shí),最大限度地提高建設(shè)資金的投資效益也成為空談。基于這一情況,我展開了對高校基建檔案的思考與討論工作。
1高校基建檔案概述
高校基建檔案是指高校在基建管理和基建工程項(xiàng)目從醞釀、決策到竣工交付過程中,直接形成的具有保存利用價(jià)值的文字、圖表、圖紙及聲像等不同形式的文件材料。它是校園各種建筑物、構(gòu)筑物以及管線等基本建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、使用、維護(hù)和檢修等活動的直接記錄,也是對工程進(jìn)行檢查、維護(hù)、管理、使用、改建、擴(kuò)建的依據(jù)和憑證,還是學(xué)校檔案中不可缺少的重要組成部分。內(nèi)容一般可分為依據(jù)性文件、基礎(chǔ)性文件、工程設(shè)計(jì)文件、工程管理文件、施工竣工驗(yàn)收文件、基建財(cái)務(wù)文件、監(jiān)理文件等七大類。
從高校基建檔案的定義和內(nèi)容來看,它除了具有一般檔案的原始記錄性、信息性、價(jià)值性等普遍特點(diǎn)外,還具有自身獨(dú)有的特點(diǎn):成套完整性、專業(yè)性、范圍廣、現(xiàn)實(shí)性、周期長、復(fù)雜性等。這些獨(dú)有的特點(diǎn)決定了基建檔案的作用是不可估量的,具體表現(xiàn)在以下幾個方面:
1.1史料作用,基建工程實(shí)況的再現(xiàn)。高校基建檔案用大量的文字和數(shù)據(jù),如實(shí)地記載了校園基建工程從立項(xiàng)到竣工、交付、使用及運(yùn)行管理全過程的情況,客觀地反映了項(xiàng)目總體規(guī)劃、實(shí)施計(jì)劃、構(gòu)建設(shè)計(jì)、組織施工、后期改建等方面的情況,真實(shí)地提供了投資計(jì)劃、預(yù)算、決算等落實(shí)情況。一套完整的基建工程檔案,除了有大量的文字、數(shù)據(jù)記錄外,還有足夠的圖紙、表格,給人以具體、直觀、形象的展現(xiàn)。因此,在具有一套完整基建檔案前提下,再現(xiàn)某項(xiàng)基建工程全面貌的工作就顯得輕而易舉。
1.2歷史憑證,見證基建工程的發(fā)展歷程。基建檔案在記載一項(xiàng)項(xiàng)基建工程的同時(shí),還記載著學(xué)校的總體布局和遠(yuǎn)景規(guī)劃。記錄歷史的文字、數(shù)據(jù)、圖紙、照片等不僅是人們進(jìn)行社會實(shí)踐活動的真實(shí)的歷史反映,也是考究高校基建工作歷史和研究高校基建工作前景的科學(xué)依據(jù)。通過連續(xù)的、整套的高校基建檔案,我們可以清晰地了解不同時(shí)期、不同地區(qū)的高校基建狀況,并從中描繪出基建工程的發(fā)展歷程,是對前期基建工作歷史概述的有效憑證。
1.3參考價(jià)值,對基建工作有指導(dǎo)意義。基建工程的各種統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、維修、擴(kuò)建等離開基建檔案都將寸步難行。基建工程設(shè)計(jì)檔案一般已經(jīng)過了施工考驗(yàn),承受了實(shí)踐的檢驗(yàn)。重復(fù)利用或參考這些圖紙和資料, 吸取精華、去其糟粕,不僅可以加快速度,還可以提高設(shè)計(jì)質(zhì)量及經(jīng)濟(jì)效益。
1.4維權(quán)依據(jù),解決由基建引起的糾紛。由于歷史的原因或相關(guān)制度不完善,許多高校在學(xué)校權(quán)屬、土地糾紛等方面,一直存在著與周邊單位或與農(nóng)民地界爭議的現(xiàn)象,以及許多合并后的高校,由于合并前學(xué)校隸屬關(guān)系的不同,不少高校同時(shí)又在建設(shè)新校區(qū),存在諸多產(chǎn)權(quán)不明晰的問題或建設(shè)過程中的質(zhì)量問題,基建檔案將為解決這些問題提供有力的證據(jù)。
2當(dāng)前高校基建檔案工作暴露出的問題
高校基建檔案工作隨著基建模式的轉(zhuǎn)變,內(nèi)容越來越復(fù)雜。社會力量介入高校基建工作,檔案的涵蓋面不再局限于政府和學(xué)校,在保證基建工程公益性的同時(shí),對其經(jīng)濟(jì)效益要求也越來越高。不過,高校基建檔案工作面臨的瓶頸問題沒有本質(zhì)性的變化,依舊集中在基建工作檔案自身收集、歸檔、查閱、管理以及工作人員素質(zhì)等方面。總體可以概括為兩個點(diǎn):先天缺陷、后天不足。
2.1先天缺陷。
先天缺陷是由高校基建檔案的本質(zhì)特點(diǎn)決定的。一個基建項(xiàng)目的形成一般需要經(jīng)過四個階段:立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工,是一項(xiàng)周期性長、專業(yè)性強(qiáng)、成套性高、涉及多部門的工作,收集具有相當(dāng)大的難度。根據(jù)我們平時(shí)工作中暴露出來的問題,基建檔案缺失大致可以分為:一些項(xiàng)目論證、可行性研究等依據(jù)性文件缺漏不全;項(xiàng)目招投標(biāo)過程中,由于中標(biāo)單位外發(fā)包或歸檔不及時(shí)等導(dǎo)致資料散失;施工單位對于在施工過程中所形成的,具有不可見性的相關(guān)檔案材料,如隱蔽工程設(shè)施圖、地下管網(wǎng)等,在收集時(shí)的疏漏或缺失;有些檔案員忽略對全過程文件資料的完整歸檔,特別是忽略了前期形成的文件材料和建設(shè)后期形成的交工驗(yàn)收文件材料、工程監(jiān)理等方面的材料,造成基建檔案的成套性、完整性存在缺陷;有些單位人員更換頻繁,對圖紙的保管不夠重視,導(dǎo)致材料失散,使竣工圖紙漏缺不全,嚴(yán)重影響到以后的利用查閱。同時(shí),基建檔案的這一先天缺陷,也對合格的工作人員有相當(dāng)高的要求,不僅要有專業(yè)素養(yǎng),還要熱愛檔案工作。然而,目前符合這種要求的檔案員比較缺乏,是基建檔案工作中的最大絆腳石。
2.2后天不足。
后天不足是指由于領(lǐng)導(dǎo)意識淡薄,檔案員投入不夠,而在基建檔案工作中暴露出的種種問題。后天不足的根源,主要集中在
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