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      加強醫(yī)院專業(yè)技術檔案管理探討

      時間:2024-06-16 12:55:28 公共管理畢業(yè)論文 我要投稿
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      加強醫(yī)院專業(yè)技術檔案管理探討

        摘要:如何管理并利用醫(yī)院專業(yè)技術人員檔案資源,是檔案管理工作者的重要課題。隨著科技的日新月異,以計算機和網(wǎng)絡為載體的現(xiàn)代檔案管理正以不可阻擋之勢沖擊檔案界。用現(xiàn)代化的手段做好新時期的工作,這既是新時期的專業(yè)技術檔案工作的需要,也是信息化工作的必然要求。

      加強醫(yī)院專業(yè)技術檔案管理探討

        關鍵詞:醫(yī)院 管理探討 專業(yè)技術檔案

        一、建立專業(yè)技術檔案的意義

        醫(yī)院專業(yè)技術檔案工作是衡量醫(yī)院醫(yī)療質量和管理水平的一個重要標志。它是醫(yī)院管理專業(yè)人員的重要工具,為醫(yī)院選人用人提供基礎保障。建立專業(yè)技術檔案,一方面可為醫(yī)院培養(yǎng)高層次醫(yī)學人才,提高教學醫(yī)院的臨床水平、科研能力以及促進醫(yī)院的學科建設,發(fā)揮了至關重要的作用。另一方面,也為醫(yī)院全面、準確、多方位地掌握各類專業(yè)技術人才信息,這對醫(yī)院人力資源的可持續(xù)發(fā)展起著重要的作用 。

        二、專業(yè)技術檔案的構成

        我院是一所集醫(yī)療、科研、教學、預防保健、社區(qū)服務與康復為一體的省級腫瘤防治研究機構和三級甲等專科醫(yī)院,是廣西醫(yī)科大學的碩士、博士點、臨床醫(yī)學博士后科研流動站的單位。因此,技術檔案是專業(yè)技術人員在醫(yī)療、科研、教學和其他各項活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料,是醫(yī)院諸方面綜合能力的具體體現(xiàn),是醫(yī)院的無形資產,對促進醫(yī)院的各項工作開展具有十分重要的意義。然而,專業(yè)技術檔案是一個不斷變化的有機體,具有動態(tài)性,其伴隨著專業(yè)技術人員的基本信息,學歷學位情況,專業(yè)技術資格情況,參加學術團體及社會兼職情況,獎懲情況,國內外學習、培訓、進修情況,教學工作情況,科研課題及成果情況,著作論文情況,工作總結,工作業(yè)績,繼續(xù)教育培訓,技術工作報告等不斷形成而變化,因此需要我們及時加以收集和補充完善。

        三、目前專業(yè)技術檔案管理存在的問題

        1、檔案意識薄弱,缺乏足夠的重視,在收集專業(yè)技術人員的科研與論文、考核獎懲、到基層單位工作考核情況等信息過程中,專業(yè)技術人員存在檔案意識薄弱,對檔案的作用認識模糊,認為材料放在自己身邊安全、保險,用起來方便,存在個人檔案資料( 如有關證件、證書等)自己保管,不及時歸檔。

        2、檔案信息不規(guī)范,有些職能部門仍然停留在主要通過紙質來記錄和保存資料,處于一種無序、零散存放狀態(tài),經(jīng)常會出現(xiàn)丟失現(xiàn)象;有的雖已通過電子載體記錄和保存信息,但缺乏信息格式的統(tǒng)一;這些因素嚴重影響專業(yè)技術檔案的質量,難以充分發(fā)揮它的作用,特別是檔案系統(tǒng)不能及時進行整合數(shù)據(jù)時,不利于提高工作效率,也不能保證數(shù)據(jù)材料的真實和完整。

        3、管理制度有待“廢、改、立”。檔案管理制度存在不健全,有些已經(jīng)不能用于管理現(xiàn)狀工作,導致工作積極性不高,存在收集歸檔材料及信息整理過程緩慢,對檔案信息深層次的開發(fā)利用不夠。由于醫(yī)院的人員類別和崗位性質繁多,檔案資料管理分散,存在多個部門收集和管理,如人事部門、醫(yī)務科、科研科、教務科、護理部、質控科、病案室等分別管理專業(yè)技術人員的部分檔案資料,多部門管理且范圍不明確,內容界定不清,人事部門收集檔案存在一定的困難,收集的材料質量不高,不能及時更新檔案數(shù)據(jù)。

        四、加強專業(yè)技術檔案的管理及工作思路

        我院1999年首次申報“三甲”醫(yī)院時就建立了專業(yè)技術檔案,當時檔案基本是紙質資料,日積月累,材料堆積如山,除了檔案資料難以保管外,還需人員、經(jīng)費、庫房、設備各方面給予保證,才能完成日常工作。隨著時代的發(fā)展,借助計算機進行輔助管理,仍無法滿足需求信息大、提供數(shù)據(jù)快捷、準確等多方面的要求;隨著社會信息化程度越來越高,檔案的管理內涵和外延均發(fā)生了很大的變化,提出了醫(yī)院專業(yè)技術檔案信息化的建設,現(xiàn)結合醫(yī)院實際情況,交流探討一些做法。

        1、加快完善醫(yī)院專業(yè)技術檔案管理系統(tǒng)的建設,構建完備的信息資料,整合和優(yōu)化現(xiàn)有的紙質檔案,對檔案事務實現(xiàn)電子化,隨著現(xiàn)代科學技術的發(fā)展,電化教學的普及,管理自動化程度的提高,聲像載體檔案如照片、錄音帶、錄相帶、幻燈片、磁盤、光盤等不同載體的文件材料越來越多,應加強計算機技術的應用,將技術人員的技術檔案全部信息化,并利用計算機的檢索功能,獲取各種信息,滿足各方面的需要。

        2、建立一套完整的檔案管理制度,如檔案歸檔范圍、歸檔時間和歸檔辦法,以及檔案的保密、對檔案人員的相應要求,檔案統(tǒng)計制度,檔案的利用制度,崗位責任制度等,由人事部門檔案管理員負責收集、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計醫(yī)院各類專業(yè)技術檔案。

        3、以使用目的為導向,結合實體,完善專業(yè)技術檔案電子基本信息的構成,要求檔案業(yè)務要規(guī)范,檔案標準要建立健全和真正實施,檔案材料必須標準化、規(guī)范化。有效預防、及時處理和解決檔案管理工作中的突發(fā)事件,達到快速有效救援,減少損失,確保檔案資源安全。

        4、檔案管理人員的素質要求。檔案管理人員需忠于職守,認真學習檔案專業(yè)知識及管理知識,還要學習自然科學、社會科學方面的知識,刻苦鉆研業(yè)務,以保證工作的順利進行,提高開發(fā)利用檔案信息資源的能力,提高服務水平。

        5、專業(yè)技術檔案的建立與管理并不是一時或短期的任務,在工作中,確保專業(yè)技術檔案的真實、準確、完整,提高信息使用過程中的信度與效度,醫(yī)院將專業(yè)技術檔案的各項管理工作納入制度化管理軌道,通過有序、高效、高質量的管理,為檔案管理工作的開展,提供良好的條件和環(huán)境。

        五、對醫(yī)院專業(yè)技術檔案系統(tǒng)的總體要求

        通過建設專業(yè)技術檔案信息系統(tǒng),全面管理各級專業(yè)技術人員的技術檔案,加強完善檔案管理制度,使檔案管理工作更具條理性和可操作性,以保障檔案資料的質量和完整、系統(tǒng)和安全,便于開發(fā)利用,實現(xiàn)醫(yī)院專業(yè)技術檔案資料的信息化管理,涵蓋人事、醫(yī)務、護理、科教、醫(yī)德醫(yī)風、干部履歷等信息,從根本上解決檔案資料利用效率不高、管理分散、重復工作等諸多問題,實現(xiàn)檔案信息“協(xié)同、共享”的信息化、標準化管理模式。

        綜上所述,醫(yī)院專業(yè)技術檔案通過規(guī)范化、科學化、信息化管理,充分發(fā)揮其的作用,我們要用發(fā)展的理念,長遠的眼光,齊抓共管,加快完善各項工作,跟上時代的步伐,使專業(yè)技術檔案管理水平上新臺階,更好地為醫(yī)院服務。

        參考文獻

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