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電子檔案信息安全管理策略論文
摘 要：信息安全論文發表 隨著現代化高新技術的快速發展，越來越多的不同形式不同內容的檔案已經逐漸采取了電子檔案的管理方式，也由此而產生了保存價值相對較高的電子文件，從而避免了傳統形式的紙質檔案某些弊端。然而，目前的電子檔案在信息安全方面卻存在著一系
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隨著現代化高新技術的快速發展，越來越多的不同形式不同內容的檔案已經逐漸采取了電子檔案的管理方式，也由此而產生了保存價值相對較高的電子文件，從而避免了傳統形式的紙質檔案某些弊端。然而，目前的電子檔案在信息安全方面卻存在著一系列問題，包括管理制度不健全、技術管理問題以及網絡安全問題等。
一、現階段電子檔案在信息管理方面存在的問題
1.電子檔案的相關管理制度不健全
現階段，由于沒有相對嚴格的電子檔案管理規章制度以及具體的操作程序，使得電子檔案在形成單位方面、管理人員方面以及利用人員三者之間沒有相對完善的技術規章與操作規定進行約束[1]。此外，在相應的應急處理預案在處理能力上相對較差，沒有設置專門的管理機構以及安排專職的電子檔案管理人員等，在一定程度上制約了電子檔案在信息管理上的安全運行，不能夠對電子檔案的安全管理起到必要的保障作用，嚴重威脅到電子檔案的健康發展。
2.電子檔案在物理條件上不成熟
為了確保電子檔案的安全性，其存儲信息的庫房、基礎性設備、相應的管理人員以及工作環境等都對電子檔案在信息數據方面的安全管理提出了專業化以及特殊性的要求[2]。例如庫房的具體溫度、具體濕度、庫房的防水性、庫房的防火性、實際防盜能力、是否安裝了監控系統、基礎設備的防盜能力、設備的防毀能力、防磁能力以及各個電源的安全性等都在電子檔案數據存儲、信息保管以及檔案利用方面存在安全性隱患，導致信息被盜以及信息被毀等不良現象，還可能因遭受磁場影響而造成數據不能有效讀取等。
3.電子檔案在技術管理方面存在問題
電子檔案操作人員的不合理配置非常容易引起安全漏洞，若用戶的安全意識相對淡薄，沒有科學化的認證技術、在口令選擇方面不慎重或者是隨意把密碼記錄在比較醒目的位置以及數據庫的修護不當等都會直接威脅到檔案的信息數據安全。此外，殺毒軟件或者應用管理軟件不能進行定期地更新升級，也會產生相應的安全隱患。
二、電子檔案在信息安全方面的管理策略
1.強化電子檔案的人員建設
目前，電子檔案的信息管理工作屬于一項系統化相對較強的工作，具有相對較高的復雜性，為了確保電子檔案的有效性以及安全性，應該不斷強化電子檔案相關信息管理人員的隊伍建設。具體可以從三個方面進行闡述：首先，增強電子檔案相關管理人員對于信息管理工作的認識程度與重視程度，堅決杜絕工作散漫現象發生。工作人員應嚴格按照相關的規章制度辦事，提升安全防護意識、保密意識以及工作責任心，依據程序辦事。其次，加強電子檔案工作人員的選拔與招聘管理，合理選拔出熟悉檔案業務，而且可以熟練掌握現代化先進信息技術的人才。加強對工作人員在知識方面、技能方面與業務方面的教育培訓，促使其綜合素質的提升。第三，現階段大部分的電子檔案信息管理人員的現代化計算機基礎知識掌握程度都相對較差，因此，要著重加大對工作人員在計算機操作技術與網絡應用技術方面的教育培訓力度，從而確保電子檔案在形成期間、接收期間、整理期間以及利用期間的完善性，從根本上為電子檔案的信息安全化管理提供保障。
2.從技術層面上加強電子檔案的安全管理
我國在數據信息的安全管理方面主要是依靠科學技術的更新與升級，例如先進的加密技術、科學化的數字簽名技術、身份認證技術以及防火墻技術等。在電子檔案的信息安全方面包括數據的加密技術、信息的完整性與鑒別技術、數據庫安全管理技術、信息防漏技術以及防抵賴先進技術等。在系統安全方面的技術有系統化的操作日志、先進性的系統安全檢測技術、操作系統的預防破壞技術、系統信息有效備份技術以及相關的災難恢復系統技術等，尤其要加強電子檔案的安全備份工作。從某種程度上講，在技術應用中的信息加密主要是保護網絡內部的相關數據信息以及文件口令在傳輸中可以得到有效保護，確保其不被非法的公開利用。應用中的信息認證主要是通過身份驗證，有效驗證接收的相關電子文件的數字化簽名，保證電子檔案的完整性與真實性。應用中的信息備份與信息恢復主要是避免信息丟失與失真的先進補救措施，可以做到有備無患，從根本上實現電子檔案運營的安全化。
3.促進電子檔案管理的軟件升級
現階段，在電子檔案信息管理工作中，軟件的升級逐漸成為其關鍵性環節之一，具體來說，電子檔案管理在軟件上的升級目標分為兩個方面，一方面是要具備一定的兼容性，而另一方面是要具備一定的統一性。軟件升級的兼容性主要是指需要將電子檔案的管理軟件以及其他的基礎設備與操作系統之間進行密切配合，充分體現出相互配合的狀態，確保其兼容性的發揮。比如，各個系統操作平臺相互間的配合等。軟件升級的統一性主要是指在軟件升級之后，還要具備相對完善的電子檔案信息管理系統，統一性體現在系統實施的每一個環節中，尤其是在不同地區之間以及不同單位之間，必須要防止電子檔案在信息管理系統上的差異化，從而在統一性前提下，實現電子檔案中各項電子文件的共享性。
4.進一步建立健全電子檔案管理的法律及規章制度
電子檔案是近幾年才迅速發展起來的，法律規章制度尚不完善。為保證電子檔案的完整準確、安全和電子文件管理的高效和科學，必須有相關法律法規和各種標準來支持，其中包括與電子文件和網絡的法律制度，網絡系統保密、論證和驗收要求，以及各種密級電子文件的著錄、管理、傳輸規定等。
三、結語
總而言之，電子檔案的信息安全受到多種因素的制約，包括管理制度因素、網絡環境因素、物理條件因素以及技術因素等，電子檔案在信息管理上的安全性以及真實性直接關系到電子檔案的健康發展。因此，在電子檔案信息管理過程中，應針對存在的問題，通過不斷強化電子檔案的人員建設、從技術層面上加強電子檔案的安全管理、促進電子檔案的軟件升級以及進一步建立健全電子檔案管理的法律及規章制度等確保電子檔案的信息安全。
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