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商務培訓中電子文檔制作探討
[摘要] 闡述了培訓文檔的定義及特點，對文檔內容和素材的選取作了認真的分析，列出了常用制作軟件的特點及作用，有助于培訓師制作出高質量的培訓文檔。[關鍵詞] 培訓文檔 素材 制作軟件
現代商務活動中，計算機輔助的商務培訓越來越普及，因此如何制作出高質量的培訓用電子文檔是培訓師的必備技能。培訓電子文檔是培訓師根據培訓大綱的要求和需要，經過認真設計，并以多種媒體的表現方式和超文本結構制作而成的計算機文檔。
培訓電子文檔簡稱培訓文檔，必須具有教學性、科學性、交互性、集成性、診斷性等特點，能夠生動形象地描述各種培訓題目，進步學員的學習愛好，增強培訓效果，拓寬學員的知識面。隨著計算機輔助教學被廣泛應用在各級各類培訓機構，制作和使用優秀的培訓文檔已成為培訓教學的關鍵環節。要制作優秀的培訓文檔，內容的選取及公道布局是制作的關鍵要素，制作軟件的靈活使用是必備技能，良好的授課質量及學員的認可是制作目標。
一、培訓文檔的素材及內容選取
1.培訓文檔中的素材。培訓文檔是多種媒體素材的有機整合，包括文本、圖形、圖像、動畫、音頻、視頻等。
文本是培訓文檔中一項必不可少的內容，是學員獲取知識的重要來源。文檔的文本不是越多越好，過多的文本會使畫面失往魅力，使學員厭煩，所以文本內容應力求簡明扼要，突出重點。
圖形、圖像在培訓文檔中也是必不可少的素材，現在計算機的特點是在制作文檔時能運用多種方法把文檔制作得更生動、直觀、通俗易懂，而圖形、圖像所表達的信息遠遠超過文本，因此，最好的方法就是把圖形圖像恰當的運用到文檔中往。圖形、圖像的公道使用可以減輕眼睛的疲憊，有利于學員對主體內容的感知、理解和記憶。
動畫是連續播放的一系列畫面，它的基本原理與電影、電視一樣，都是利用人類的“視覺暫留”原理。因此利用動畫可以幫助我們對知識的理解和記憶。在文檔中動畫的設計應簡潔生動，構圖均衡同一，每個動畫都要有目的性。但動畫設計不宜過多，否則輕易分散學員的留意力。
音頻即聲音。若單憑視覺元素傳遞信息，會給人單調和枯燥的感覺，公道地加進一些聲音對畫面可起輔助作用，能更好地表達培訓內容，吸引學員的留意力，增強學習愛好。聲音包括解說、音樂和音響效果。
視頻素材多用在一些具有實驗或實踐環節的培訓文檔中，視頻的加進，不但可以使文檔變得豐富多彩，而且能夠進一步增強培訓效果。
2.培訓文檔內容的選取。設計某門具體培訓課程的培訓文檔時，要充分考慮培訓內容的實際需要，選題必須精心、正確，體現實用性和針對性。選取文檔內容時應留意以下方面：
(1)選擇培訓課程的重點與難點部分制作文檔。培訓文檔是為學員更好地理解培訓內容而設計的，因此必須根據培訓的內容和大綱，在突破重點、難點上下工夫。設計應源于培訓教材又高于教材，突出重點、難點，擴充培訓教材之外的知識。能否達到培訓教學的目標要求，關鍵在于課堂教學過程中培訓師與學員的雙邊活動能否突破重、難點，因此捉住課程的重點與難點部分制作文檔是至關重要的。
(2)選擇傳統的培訓教學難以表達或不能表達的內容制作文檔。對于那些采用傳統的培訓教學方式難以表現或理解的課程內容，采用培訓文檔方式進行公道設計后，能夠充分展現知識的形成過程，變抽象為具體，彌補了傳統教學方式的不足，有利于學員理解和把握培訓內容。
二、培訓文檔制作軟件的選擇
制作培訓文檔的軟件，是指采集、編輯及處理音頻、視頻、圖形、圖像及動畫等媒體素材的一系列工具，可分為素材采集與制作軟件和素材編輯與合成軟件兩大類。“工欲善其事，必先利其器”，把握常用制作軟件的結構特性及使用要點，恰當地選擇適合自己風格的軟件，往往能在培訓文檔的制作中達到事半功倍的效果。
1.素材采集與制作軟件。制作培訓文檔時，首先應進行各種培訓信息素材的預備，用相應的計算機軟件對各種培訓素材進行采集或制作。目前比較常用的素材采集與制作軟件主要有如下幾種：
(1)文本輸進與處理軟件，最為常用的是Word和WPS，兩者都能根據文檔設計的需要制作出字形優美、任意字號的培訓文本素材。
(2)靜圖素材采集與制作軟件，培訓文檔的靜圖素材包括圖形和圖像兩大類。CorelDraw是較為流行的圖形處理軟件，而Photoshop是使用最多的圖像采集和制作軟件。
(3)動畫素材采集與制作軟件，培訓文檔制作動畫的常用軟件主要有Animator Studio、Cool 3D及3DS MAX等。
(4)音頻素材采集與制作軟件，培訓文檔中所用的音頻主要包括文檔的背景音樂、解說及音效三部分。采集與制作的聲音文件可用Cool Edit或SoundForge。
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